28 Septembre 2014
Dans l’Univers de la communication, les titres sont souvent définis très différemment d’une personne à une autre. On confond souvent relations publiques et relations médiatiques… tout comme planification… organisation et coordination d’événements.Il est vrai que, surtout pour le commun des mortels, la ligne est parfois mince entre toutes ces terminologies.
Dans le jargon du métier : « Un planificateur a pour mandat de bien définir la mission du projet de son client afin d’atteindre les objectifs généraux et spécifiques de celui-ci, par le biais d’un événement ».
En fait, il s’agit ici d’étapes chronologiques. Un planificateur d’événements est une personne aux multiples talents…Deux des critères essentiels de ce métier sont : savoir composer avec la nature humaine et susciter des émotions. Ses talents d’alchimiste lui permettront de concocter un « WOW » au-delà des attentes de l’auditoire. Pour ce faire, il a pour fonction première de définir les besoins du client et ensuite d’élaborer un concept qu’il aura à organiser et à coordonner avec tous les fournisseurs qui rendront possible l’accouchement de ce projet. Un client se réfère souvent à une seule personne pour chapeauter ou exécuter le mandat en totalité. Certaines entreprises ou agences ont une équipe de spécialistes qui se partagent ces étapes et/ou fonctions…. Soyons réalistes : On ne peut pas être excellent en tout. Il faut donc savoir bien s’entourer !!
Élément essentiel pour la satisfaction d’un client :
Ne jamais perdre de vue l’impératif que ce projet est celui du CLIENT et non le sien. Le planificateur doit savoir ranger son ego dans sa poche… il est là pour mettre son expertise au service du client, en le conseillant et le guidant, au meilleur de ses connaissances. Telle de la dentelle, c’est un travail de menus détails et de précisions, qui requiert une grande diplomatie…. Pas surprenant qu’on y retrouve majoritairement des femmes!! D’autant plus, qu’il faut être capable de faire plusieurs choses à la fois et de les faire à la perfection; le cerveau de la femme est davantage apte à répondre à ces exigences…. Que cela vous plaise ou non messieurs, la nature l’a voulu ainsi! (Sourire)
Un bon planificateur doit aussi être un rassembleur entre ses clients et les fournisseurs de biens et services. Une bonne dose de charisme s’avère donc essentielle.
Survol des étapes d’un projet :
Les menus détails auxquels j’ai fait référence sont de toutes ordres : de la sélection à la réservation du lieu de l’événement, en passant par le choix du décor, de la musique, de l’animation et/ou du divertissement artistique recherché(s), de l’accord mets/vins, du centre de table aux cadeaux corporatifs…. Et évidemment de la gestion du budget, incluant la recherche de commandites et la négociation d’ententes et de contrats … la recommandation des permis requis pour être en règle, sans oublier la coordination des techniciens et des collaborateurs ou des bénévoles s’il y a lieu. Ai-je oublié quelque chose?...
Il va de soi qu’en situation de gestion de crises, le planificateur a aussi le rôle de médiateur et parfois même celui de « maman » … selon la conclusion du conflit survenu…!
Talents particuliers :
Tous les projets, petits ou grands, nécessitent un « chef d’orchestre » apte à diriger cette symphonie à plusieurs personnages où rien ne doit être laissé au hasard et où tout peut arriver, jusqu’à la dernière minute!!!... Les plans « B » doivent faire partie de son vocabulaire et les gants blancs de sa garde-robe. La capacité d’adaptation, la rigueur et la patience doivent être les vertus qui l’honorent car la livraison d’un projet est complexe et n’est entièrement terminée que lorsque le post mortem est fait et que les comptes sont payés.
Clients potentiels d’un planificateur d’événements :
Mises à part les contrats privés (mariage, party de bureau, anniversaire, etc.), les entreprises les plus susceptibles d’embaucher des spécialistes pour assurer leurs événements sont :
les associations, les centres de congrès, les compagnies spécialisées dans la planification de congrès et d’activités spéciales, les entreprises touristiques de grande envergure ainsi que les festivals et les corporations de toutes catégories.
Cette énumération colle bien à la définition que fait Le Conseil québécois des ressources humaines en tourisme -vs- ce métier:
Un planificateur (coordonnateur d’activités spéciales) est un superviseur dont la fonction est de coordonner la planification et l’organisation d’activités spéciales (rassemblements sportifs, colloques, festivals, etc.) en vue d'assurer le bon déroulement de l'événement en question. On retrouve cette fonction de travail principalement dans les sous-secteurs des loisirs et divertissements, de l'hébergement et des services de voyages.
En conclusion :
« LE PLANIFICATEUR » réseau qui regroupe plus de 4300 planificateurs d'évènements à travers le Québec, a compris l’ampleur du défi de ces virtuoses de l’événementiel et organise sporadiquement des visites, des tournées éclaires sur le terrain, afin de faciliter le travail entre les fournisseurs de services et les planificateurs. Ce mixage des ingrédients clés est, selon moi, gage de succès.
Le survol des lieux, si rapide soit-il, facilite effectivement de beaucoup la mission de ces magiciens-acrobates de la logistique car, malgré l’apport majestueux de l’internet et des moyens informatisés, il n’y a rien de tel qu’un contact humain. L’être humain demeure un animal intelligent; un planificateur est un être particulièrement doté d’un flair qui gagne à être mis à épreuve afin de tester sur les lieux mêmes des événements, les degrés de synergie potentielle, communément appelée « la chimie » entre les parties concernées.
Notre ami Sherlock dirait sûrement : « Très juste mon cher Watson!... car celle-ci s’avère être l’élément-clé de notre mission. Que dis-je!... C’est la levure de l’événement qui s’y tiendra. »
DIANE SENEZ
Chroniqueuse pour Le Planificateur
Chargée de cours – Collège LaSalle
514-928-2397
d.senez@videotron.ca
Jeudi le 25 septembre, c'était une tournée en Estrie, dont voici le programme initial : (En cliquant sur chaque carte d'affaires, vous obtenez le courriel et en cliquant sur l'image, vous arriverez sur le site de l'endroit!)
08h00 Départ du centre Infotouriste de Montréal
Bureau de tourisme Montérégie sur l’autobus
08h30 Arrivée à l’Espace Rive-Sud - Copieux Petit déjeuner (Excellent café avec des viennoiseries et des fruits frais!)
09h30 Départ de l’Espace Rive Sud
09h40 Arrivée à l’hôtel ALT
Un exemple d'un concept d'accueil qui contenait une clé USB, une plume et les documents necessaires pour informer les planificateurs.
De plus, dans la chambre visitée, un employé de l'hôtel nous a reçu en robe de chambre, avec la mousse à barbe sur le visage...Histoire de creer une animation matinale!
10h00 Départ de l’hôtel ALT
10h25 Arrivée au Fouquet Fourchette
10h45 Départ du Fouquet Fourchette
11h05 Arrivée au Domaine Lavoie
11h35 Départ du Domaine Lavoie
11h40 Arrivée au Coteau Rougemont
12h10 Départ du Coteau Rougemont
Lunch sur l’autobus
13h00 Arrivée au Spa Eastman
C'est ici que Kevin Belisle le Chef Santé de l'année 2014, travaille en compagnie du chef Jean-Marc Enderlin.
Bureau de tourisme de Sherbrooke sur l’autobus
Marie-Claude Dubois nous a expliqué qu'ils sont cinq personnes au service des congressistes, qu'ils ont un programme de personnalisation leur permettant de faire des envois massifs aux couleurs de l'entreprise. Qu'ils ont un tarif spécial entre l'aéroport Pierre Elliot Trudeau et la ville de Sherbrooke, bref qu'il n'y a aucuns soucis de faire affaire avec eux, car ils sont très forts dans les suivis et exécutions de leurs tâches!
13h50 Arrivée à Jouvence
14h40 Arrivée au Manoir des Sables
15h10 Départ du Manoir des Sables
15h15 Arrivée à l’Estrimont
Olivier Désilets est Diplômé de l'ITHQ au même titre que Michel Geoffroy le président fondateur du Planificateur. Un comité d'accueil nous attendait avec le vin mousseux Brut du Cep d'Argent afin de nous désalterer et nous faire courir dans les dédales de cet immense complexe de l'Estrimont.
15h45 Départ de l’Estrimont
Bureau tourisme de Magog sur l’autobus
15h50 Arrivée à l’hôtel Chéribourg
16h15 Départ de l’hôtel Chéribourg
16h30 Arrivée à l’hôtel Étoile sur le lac
16h50 Départ de l’hôtel Étoile sur le lac
17h00 Arrivée à Magog
Cocktail sur le Grand-Cru
19h00 Départ vers Montreal
20h00 Arrivée à Montreal
LE PLANIFICATEUR
DIANE SENEZ
Chroniqueuse pour Le Planificateur
Chargée de cours – Collège LaSalle
514-928-2397
d.senez@videotron.ca
Absolut Canada, édition limitée
ABSOLUT VODKA est célèbre pour ses bouteilles de collection à tirage limité. Elle vient de lancer la bouteille Absolut Canada, Original Vodka, pour le 150e anniversaire de notre pays.
Vinexpo, un must
Vinexpo est la première mecque de tou(te)s les professionnel(le)s du domaine vinicole, quelque soit la filière dans laquelle ils(elles) oeuvrent au quotidien.
